Que ressentez-vous au moment d’ouvrir vos emails ? Certains se sentent excités, d’autres perdus, beaucoup envahis : notre relation avec notre messagerie est ambigüe.

Et si on choisissait de reprendre le contrôle, de profiter d’être coincé.e chez nous en télétravail forcé, pour prendre des bonnes habitudes ? On rendrait déjà un premier service à la planète.

Pollution numérique : aïe, ça fait mal !

293 milliards d’emails sont échangés chaque année dans le monde et 80 % de ces e-mails ne sont jamais ouverts. Ca fait réfléchir sur notre surproduction et surconsommation numérique, en particulier dans notre activité professionnelle, où le mail est incontournable. Envoi, stockage, consommation des data centers alimentent la production de CO2, comme l’explique le rapport Clicking Clean (en anglais) de Greenpeace, et ce, malgré les efforts des majors de l’internet pour passer aux énergies 100% renouvelables.

Santé de la planète, mais aussi détox personnelle, une meilleure gestion de votre boîte mail vous permet de récupérer du temps et de fluidifier votre quotidien professionnel.

Les 10 commandements pour alléger votre boîte mail

1. Tes mails tu classeras dès leur arrivée

Préconisé par le célèbre David Allen et sa méthode “Getting Things Done”, classer vos mails dès leur arrivée vous évitera d’être débordé par les 102 emails entrant quotidiennement sur votre boite mail. Pour cette méthode, l’archivage des e-mails est l’action essentielle à réaliser. Si une action est nécessaire, déterminez si vous avez le temps de l’effectuer maintenant ou si vous l’ajoutez à votre to-do pour plus tard. Si c’est un mail informatif, archivez-le ou détruisez-le. Vous pouvez aussi décider de classer vos emails par dossiers (clients, projets, émetteurs, etc) et même mettre en place des règles automatiques. Trier vos mails facilitera également vos recherches par la suite.

2. Des newsletters non lues tu te désabonneras

Chaque début d’année, vous vous promettez de le faire, et puis vous abandonnez ou “pire”, vous vous abonnez à d’autres… Arrêtez de procrastiner. L’outil Cleanfox vous aide à identifier celles que vous n’ouvrez jamais, occasionnellement et leur impact respectif sur votre boîte mail.

3. Tes spams tu signaleras et élimineras

Les spams, junks… appelez-les comme vous voulez, ils nous inondent, nous donnent envie de crier, nous font perdre la raison.. Il vous faut non seulement les éliminer mais surtout les signaler sur le site https://www.signal-spam.fr/. Cette activité un peu chronophage est cependant importante pour permettre aux autorités de lutter de manière durable contre les spams. Pour les plus paresseux, vous pouvez installer un logiciel anti-spams. N’oubliez pas non plus de nettoyer votre boîte mail régulièrement en vidant votre corbeille et boite junk.

4. À tes pièces-jointes tu réfléchiras

Avant de glisser une pièce jointe, vérifiez si vous avez la possibilité de la remplacer par un lien hypertexte ou un URL, afin d’alléger votre mail. Si vous ne pouvez pas faire autrement, vous pouvez compresser vos fichiers ou passer vos documents word, ppt en pdf basse définition, avant de les envoyer.

5. Avec précaution ton mail tu rédigeras

Le langage du corps et des émotions permet à l’oral de nuancer notre discours et de fluidifier nos relations. Rient de tout cela par email. Alors soyez vigilant.e, chouchoutez la rédaction pour éviter les malentendus, et si vous avez un doute, relisez en vous glissant dans la peau du destinataire.
Limitez l’usage des points d’exclamation et gardez en tête les bases de la politesse digitale : « bonjour », « merci », « s’il vous plaît », « désolé », c’est une seconde de “perdue”, mais c’est une relation préservée dans la durée.
Enfin, si vous utilisez régulièrement des listes de destinataire (stagiaires, codir, etc), vérifiez une fois par mois que votre liste est à jour.

6. Le “répondre à tous” tu éviteras

Tous vos collègues ont-ils vraiment besoin de savoir que vous participez à la soirée de départ d’Audrey jeudi soir ? Réfléchissez bien avant de cliquer sur le “Répondre à tous” et veillez alors à supprimer les pièces jointes du message.
Parfois, démarrer un nouveau mail s’avère plus efficace pour tous. Cela vous épargnera les historiques d’ emails à rallonge et des intitulés cryptiques comme “RE: RE: FW: RE : suite à notre rencontre ?”

7. Tes mails à bon escient tu utiliseras

Si vous avez le sentiment de passer trop de temps sur vos mails, peut-être pourriez-vous revoir quelques habitudes ? Plutôt que d’envoyer cet email, pourrais-je passer un coup de fil ou m’adresser à mon collègue directement ? Utilisez la matrice ci-dessous pour identifier le canal de communication qui est le plus adapté à votre message.

Vous pouvez aussi définir une règle de 3. A partir de 3 échanges mail sur un même sujet sans arriver à un accord ou décision claire, optez pour l’une de ses options :

• Prendre le téléphone
• Aller voir la personne
• Faire une vidéo-conférence

8. À heure fixe tes mails tu checkeras

Faites comme l’entrepreneur Tim Ferriss et prévoyez des créneaux dédiés aux traitements de vos emails. Pour que cette méthode soit efficace, il invite à déterminer 2 créneaux par jour (généralement un le matin et un l’après-midi) où les emails sont les plus souvent reçus, et laisser un message indiquant d’utiliser un autre moyen de communication si l’information est vraiment urgente. Aujourd’hui, à quelle fréquence consultez-vous vos mails ? Combien de temps leur consacrez-vous ? Posez vous ces questions pour trouver le nombre de créneaux et les horaires qui vous conviennent.

9. Plusieurs signatures de mails tu te créeras

Pour alléger le poids de votre e-mail, créer 2 signatures de mail : une pour les mails externes avec logo ou image basse définition de votre entreprise et une en interne sans image ou logo. Vous réduirez votre impact, surtout dans les historiques de mails à n’en plus finir…

10. Un vendredi sans mail dans ton entreprise tu organiseras

Enfin, pour les plus motivés, vous pouvez proposer un vendredi sans mail dans votre entreprise, une initiative de plus en plus encouragée et prometteuse. C’est l’occasion de discuter ensemble des alternatives possibles aux emails, d’échanger sur les bonnes pratiques, c’est gratuit, ne vous coûte rien et peut permettre de faire changer les habitudes sur le long terme, alors, lancez-vous !