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Réussir la mise en place du télétravail en 6 étapes

Réussir la mise en place du télétravail en 6 étapes11 min read

La crise du Coronavirus a forcé beaucoup d’entreprises à passer à un télétravail “forcé”, qui s’est avéré être en réalité un travail “confiné”, s’éloignant assez des principes du télétravail ordinaire.

Mais avec le retour progressif dans les bureaux, comment mettre en place le télétravail en entreprise de manière stable et pérenne ? Doit-on imposer la même règle pour tous ? Faut-il envisager une formation télétravail pour assurer son efficacité ?

Voici donc nos 6 étapes clé pour bien concevoir votre projet de télétravail.

Photo by Annie Spratt on Unsplash

Cet article a été co-écrit avec notre experte des modes de travail Camille Rabineau. Découvrez son atelier : “Bureau & Télétravail : comment garder le cap et la motivation”

COMMENT RÉUSSIR LA MISE EN PLACE DU TÉLÉTRAVAIL EN ENTREPRISE ?

1. RECUEILLIR LES BESOINS ET ATTENTES DES SALARIÉS

Première étape indispensable dans la mise en place du télétravail : recueillir les besoins des salariés via des questionnaires, des focus groups ou des rencontres avec les délégués du personnel.

Souvent, les premières demandes émergent naturellement du terrain : un employé qui envisage de déménager dans un domicile plus lointain ou une manager qui doit s’occuper d’un parent malade.

Prenez le temps de recenser ces cas puis d’élargir le débat au collectif : qui serait intéressé par cette pratique ? Quelles sont les motivations, les doutes et les inquiétudes des différents acteurs ? Le rythme de télétravail qu’ils aimeraient expérimenter ?

Autant de réponses qui permettront aux organisateurs de mieux orienter le futur dispositif.

2. DÉFINIR LE CADRE DU PROJET

Pour réussir votre projet de télétravail, il est primordial d’y associer les différents acteurs : équipe RH mais aussi les IRP, les managers, la DSI ou la médecine du travail, qui auront des préoccupations différentes. Un groupe de travail peut proposer un document de cadrage ou une charte du télétravail qui définit les contours du projet, les modalités du télétravail et ainsi prévenir les éventuels problèmes qui peuvent survenir pendant la phase de test.

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La mise en place du télétravail soulève en effet de nombreuses questions auxquelles il va falloir répondre :

  • Quel rythme de télétravail mettre en place ?
  • Qui peut en bénéficier, et sur quels critères de sélection ?
  • Quels outils mettre en place pour favoriser le travail à distance et le travail collaboratif ?
  • Quels sont les lieux acceptés ou mis à disposition pour effectuer le télétravail (domicile, centres d’affaires, espaces de coworking, tiers lieux) ?
  • Comment sera assurée la sécurité des données ?Comment suivre l’activité des personnes à distance ?

Pour bien poser les bases, on ne saurait que trop vous recommander la lecture du guide du télétravail publié par l’ANACT sur le sujet.

3. PROPOSER UNE PHASE DE TEST

Une fois le projet bien cadré, place à l’expérimentation ! Elle peut s’étaler sur plusieurs mois ou un an, mais elle doit se faire en respectant les obligations de l’employeur prévues selon l’article L.1222-9 du code du travail.

L’employeur est ainsi tenu de prendre en charge le matériel, les outils informatiques, les abonnements et les outils nécessaires à l’organisation du temps, mais il n’est plus contraint d’assumer les coûts de maintenance. Il doit également s’assurer que le salarié exerçant en télétravail bénéficie des mêmes droits et avantages que les salariés travaillant dans l’entreprise, notamment en matière de formation.

4. ADAPTER SON MANAGEMENT

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La mise en place du télétravail est une opportunité pour faire évoluer les mentalités dans l’entreprise et envisager un management basé sur la confiance, plutôt que sur le contrôle.

Souvent, c’est une occasion pour les équipes de revoir l’organisation du travail, de limiter certains temps improductifs de réunion ou de transports et d’offrir davantage d’autonomie à chaque salarié pour mieux séquencer ses missions sur la semaine.

Notre équipe de coachs et de formateurs a développé une formation QVT en 6 modules destinée aux managers avec un atelier spécifique pour “Bien manager à distance”. A découvrir ici.

S’il reste des managers récalcitrants, proposez leur d’échanger avec leurs pairs pour qu’il puissent s’inspirer d’autres équipes et voir les bénéfices. Proposez leur également de mettre de la clarté dans le projet en bordant les points clé, par exemple :

  • Quelles sont les plages horaires où le manager peut contacter les membres de son équipe ?
  • Quels sont les outils de suivi disponibles ?
  • Quelle évaluation sera faite du dispositif de télétravail ?

5. CHOISIR LES BONS OUTILS

La montée en puissance des outils collaboratifs a rendu possible et accompagné la diffusion du télétravail dans les organisations. Mais la technique n’est pas toujours au rendez-vous. Interrogez votre DSI : vos équipements informatiques sont-ils performants ? Adaptés à un usage mobile ? Bénéficiez-vous d’un système de visio efficace ? Tous les salariés sont-ils bien formés à leur utilisation ?

De nombreux outils existent désormais pour simplifier la vie des collaborateurs et organiser sa journée de manière productive. La plupart sont même accessibles aux TPE avec des formules d’entrée gratuites, comme Trello, qui permet de créer des tableaux partagés avec une liste de tâches personnalisable, Todoist ou Notion.

La suite Google Drive et ses déclinaisons permet de travailler ensemble sur un même document et de vérifier en temps réel les modifications apportées par chacun. D’autres outils comme Skype ou l’outil de chat Slack pourront compléter le dispositif sur le volet communication à distance.

Zoom, Google Hangout, Skype… quel outil choisir pour vos visioconférences ? Découvrez en vidéo le chouchou de notre équipe : WebinarJam.

6. ÉVALUER ET RÉAJUSTER RÉGULIÈREMENT LE DISPOSITIF

Tout au long de la mise en place du télétravail, des points réguliers doivent permettre de résoudre les difficultés et affiner le dispositif, dans une logique d’amélioration continue.

Pour répondre aux besoins de tous ses salariés, l’Oréal a ainsi mis en place un nouvel accord de télétravail, où chaque employé peut prendre 4 jours de télétravail par mois lorsqu’il le souhaite, au lieu d’un jour fixe par semaine.

Certaines entreprises constatent le besoin de mettre en place en parallèle des formations télétravail ou des temps de discussion pour assurer la réussite du projet. Nos ateliers et formations dédiés à l’organisation du télétravail, ou à l’équilibre vie pro-vie perso répondent à des besoins spécifiques des télétravailleurs.

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TÉLÉTRAVAIL ET BIEN-ÊTRE DES ÉQUIPES

Marque employeur, réorganisation du travail, nouveaux outils informatiques : la mise en place du télétravail constitue souvent aussi un projet transformateur pour l’entreprise. Avec à la clé, des avantages aussi bien pour les salariés que pour les employeurs.

Selon une étude de Malakoff Humanis en mai 2020, sept salariés sur dix souhaitent et pensent que la crise va transformer profondément les modes de travail. 84% d’entre eux souhaitent d’ailleurs poursuivre le télétravail après les restrictions imposées par la crise. Cependant, l’étude met également en avant plusieurs points de vigilance.

LA MENACE DE L’ISOLEMENT ET LA PERTE DE L’ESPRIT D’ÉQUIPE

La majorité des télétravailleurs sont satisfaits de leur nouveau mode de travail. Cependant, l’isolement et la perte de l’esprit d’équipe arrivent en tête de leurs préoccupations.

Pour répondre à ces problématiques, les entreprises ont la possibilité d’investir dans des espaces de coworking. Une opportunité aussi pour certains territoires qui se positionnent pour accueillir ces nouveaux travailleurs à la recherche d’un meilleur équilibre entre vie pro et vie perso : ainsi la jeune Ambassade du Perche et ses vertes collines.

Coworking, incubateurs, fab labs… Décryptez les nouveaux usages en en lisant l’enquête de l’Observatoire Actinéo sur les espaces de coworking.

LA SANTÉ PHYSIQUE ET MENTALE DES TÉLÉTRAVAILLEURS

Bien que le télétravail forcé que nous avons connu pendant la crise ne s’apparente pas à un télétravail réalisé dans des conditions normales, il aura quand même permis de souligner des axes de vigilance à garder à l’esprit à la reprise d’un télétravail plus “traditionnel”.

En effet, 27 % des télétravailleurs déclarent que le télétravail en période de confinement a eu un impact négatif sur leur santé physique. 45% d’entre eux ont exprimé une dégradation de leurs postures de travail, 25% une dégradation de leurs pratiques alimentaires et enfin 33% un sommeil dégradé.

Côté mental, 31 % des salariés déclarent que le télétravail en période de confinement a eu un impact négatif sur leur santé psychologique. 48 % d’entre eux ont du mal à déconnecter, 32 % ont vu leur charge mentale augmenter et 39 % se sont sentis « souvent stressés ».

Ces chiffres restent bien sûr à nuancer lorsqu’ils sont comparés à un télétravail dans une situation plus “normale” mais on retiendra que ces éléments restent des pistes à surveiller lors de la mise en place d’un “vrai” télétravail. L’éloignement du collaborateur du bureau, même à temps partiel, ne signifie pas le désintérêt de son bien-être physique ou mental.

Prendre soin des équipes en télétravail grâce à des téléconsultations anonymes, c’est l’idée originale de notre nouveau service Wello. A découvrir ici.

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