Faut-il se lancer dans l’aventure des webinaires ? Le webinaire, webinar ou autre visio-conférence est en apparence, une manière simple, interactive et efficace d’atteindre le maximum de collaborateurs.
EN APPARENCE. Car côté utilisateurs, l’expérience n’est pas toujours heureuse : écran qui se fige sur une grimace de l’intervenant.e, images saccadées, animateurs pas toujours à l’aise, décoration “bureau” sinistre…
Aux Ateliers Durables, nos agendas électroniques pullulent d’invitations à des webinaires non honorées. Car si les thématiques proposées par les différents acteurs de la QVT intéressent, les conditions techniques et l’énergie des conférenciers nous découragent rapidement. En d’autres termes, il faut de l’endurance pour rester concentré.e lors d’un webinaire.
Alors, évidemment, lorsque nos clients nous font partager leurs envies de webinaires, nous ne pouvons que nous mobiliser pour leur proposer l’expérience la plus pertinente et la plus agréable possible. Car préparer un webinaire est une vraie course de fond avec des étapes à ne pas négliger. Mais lorsque l’exercice est réussi, c’est une véritable plaisir, tant pour les participants que pour les intervenants. Et aux Ateliers Durables, le plaisir fait partie de nos valeurs, la preuve par 8 !
Les 8 étapes pour réussir son webinaire
1- Première angoisse : choisir la bonne plate-forme de diffusion
Votre cœur balance entre Webikeo, Google Hangout ou GoTowebinar ? Votre DSI vous assure que dans 6 mois ou 2 ans, vous aurez l’outil parfait mais qu’il faut attendre un peu ? Pas évident de se retrouver dans la jungle des plate-formes de webinaires. Ça tombe bien, on a réalisé cette étude pour vous, et on a arrêté notre choix sur un outil venu d’outre-atlantique, qu’on a trouvé assez remarquable : WebinarJam.
Techno adossée sur Google, absence de pub, possibilité de sondages, paramétrage des rappels, tarif attractif à l’année, tout y est ou presque. C’est devenu notre partenaire webinaire depuis 3 ans. Pour le paramétrage des pages d’inscription, des messages de relance, du replay, etc., compter une petite journée d’accompagnement et de personnalisation.
2- Aspects techniques : serrer les vis
Nous conseillons toujours un test technique multi-sites préalable avant l’intervention afin de ne pas avoir de mauvaises surprises le jour venu : test des différents serveurs, revue des navigateurs, test de la vitesse de connexion ascendante et descendante (par exemple chez www.meter.net)… Un examen clinique rapide, qui permet de corriger les manquements éventuels.
Comme ça, le jour J, pas de panique, il ne reste plus qu’à livrer les derniers conseils aux internautes : couper les applications lourdes, se déconnecter de sa messagerie, prendre un verre d’eau et GO !
3- Contenu : personnaliser l’intervention
Plus le webinaire sera ponctué de références à la culture de l’entreprise, plus les interlocuteurs se sentiront concernés. Vous avez des “agents” et non des “salariés” ? Vous avez introduit une livraison de panier de fruits sur un de vos sites et souhaitez en faire la promo ? Glissez tous ces indices à l’animateur ou l’animatrice, pour qu’il/elle affine sa posture.
Evelyne, Olivier et Sarah sont les premiers connectés : saluez-les et demandez-leur d’où ils vous regardent ! Il faut vraiment que les participants se sentent comme à la maison.
4- Côté com’ : une stratégie en plusieurs étapes
Diffusion large par mail, affichage, intranet, stand animation dans le hall : tous les moyens sont bons pour encourager les inscriptions. Il est important de viser large car en moyenne, entre 50 et 60% des inscrits ne seront pas là le jour J ! Beaucoup d’entre eux choisiront eux-mêmes leur moment pour visionner le replay (voir + bas).
Pensez également aux messages de rappel pour s’assurer qu’un maximum d’inscrits se connectent le jour J : inscription automatique sur les agendas professionnels lors de l’inscription, messages de relance, compte à rebours, questionnaire en amont pour attiser l’attention… tout est bon pour retenir l’attention.
5- Interactivité : varier les plaisirs
Nous préconisons un temps théorique assez court (30 minutes grand maximum) suivi d’un temps de questions/réponses afin de sortir d’une logique de communication descendante. Les questions peuvent d’ailleurs être posées pendant cette première séquence pour alimenter les échanges à la suite.
Autre petit plus de WebinarJam, la mise en place de sondages pendant l’intervention permet de questionner les habitudes ou les attentes des participants en direct. N’ayez pas peur d’innover et de sortir de la présentation classique : selon les thématiques, nous avons déjà proposé une session de méditation ou même atelier sur le sommeil avec une micro-sieste instantanée !
6- Exploiter le format replay
Vos collaborateurs n’ont pas eu le temps de participer au live ? Le replay offre de rattraper le temps perdu, et permet régulièrement de doubler le nombre de personnes touchées.
Si la vidéo est hébergée sur votre compte Youtube, nous pouvons aussi proposer de répondre aux questions directement en commentaires de la vidéo pendant un temps défini en amont.
7- Penser à la déco
Rien de moins engageant qu’un fond neutre, avec une armoire et un éclairage digne d’un ascenseur. Il est nécessaire de penser au confort visuel de votre audience. Et souvent, votre audience se trouve entre deux dossiers, en plein milieu d’un open space, et sollicitée par de nombreux stimulis (dont le plus terrible : la faim, l’horaire de nos ateliers étant souvent entre 12h et 14h).
Avec un éclairage adéquat et quelques éléments de décoration, nous prenons soin de l’attractivité de notre image. Et cerise sur le gâteau, nous poudrons même nos intervenant.e.s afin qu’ils ne brillent pas.
8- S’amuser !
Nous aimons expérimenter des petites saynètes introductives afin de (nous) mettre à l’aise au début de notre webinaire. En d’autres termes, nous essayons de penser à Beyoncé avant un concert au stade de France : avons-nous le droit d’être stressé ? Non !
L’idée est d’encourager chacun à s’exprimer. L’anonymat du webinaire permet d’ailleurs une certaine décontraction dans les questions. Les timides sont ravis, ceux qui aiment faire des traits d’esprit aussi.
