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Conseil Régional : vers l’administration « libérée »?

Conseil Régional : vers l’administration « libérée »?

par Marylène Khouri (LAD), Benjamin Combes (LAD) et Laurence Gaillard (co-Fondatrice de BLeW)

L’autre « libération de Paris »

La nouvelle région de demain commence dès maintenant” : telle était la promesse de campagne de Valérie Pécresse, élue Présidente du Conseil Région d’Île-de-France en décembre 2015. Le voeu d’un changement accéléré, qui s’est traduit d’abord en interne avec un déménagement de l’autre côté du périphérique mené tambour battant.

Certains agents n’y croyaient pas, pensant que ce projet vieux de 20 ans pouvait bien rester encore quelques années dans les cartons. Et pourtant, lorsque l’on découvre le bâtiment moderne et à la pointe de la technologie situé à Saint-Ouen, juste à côté des Puces, on ne peut que constater la qualité de l’environnement de travail offert aux agents et la rapidité avec laquelle le projet titanesque a été mené.
Le projet n’a bien sûr pas été sans heurts et l’emménagement des agents du prestigieux 7ème arrondissement vers l’inconnu de l’open space ou du Flex office à Saint Ouen a suscité à minima des réticences, voire des protestations.

Christophe-Ari Roux, un des acteurs du projet au sein de la direction de la transformation, nous raconte cette aventure, tandis que nous déambulons ensemble dans les nouveaux locaux aux couleurs pop et à la déco soignée.

Quand les RH se transforment en Office managers

La volonté de la Présidente Valérie Pécresse de réunir les 16 sites parisiens en un seul et unique site de l’autre côté du périphérique est née du souhait de diminuer le coût du foncier avec une réduction du loyer de 9 M€ par an, mais aussi de réunir l’ensemble des collaborateurs en un même lieu, afin de favoriser la transversalité et de transformer les pratiques de management.

À l’inverse de nombreux projets d’emménagement où c’est la direction de l’immobilier qui gère le projet, la Région Île-de-France a confié ce projet aux Ressources humaines qui ont coordonné l’ensemble des interlocuteurs. C’est un symbole fort et la volonté de placer les agents au cœur de la transformation. Car l’emménagement est bien plus qu’un projet immobilier : c’est une véritable révolution culturelle dans la façon de collaborer et de manager. Les acteurs en charge du projet ont choisi de combiner la mission d’aménagement avec un volet RH particulièrement ambitieux d’accompagnement au changement. De quoi attiser notre curiosité !

La recette du déménagement made in Saint-Ouen

Vous pensiez l’administration à la traîne en matière de conduite du changement ? A écouter les équipes en charge, on voit qu’on est loin de l’improvisation. Arrêtons-nous sur les orientations clés qui ont permis à ce projet ambitieux d’aboutir aussi rapidement.

1. Partir d’une vision partagée et tenir le cap

Une administration libérée, décloisonnée, ouverte sur la société, cette vision transparaît nettement dans les bureaux de Saint-Ouen, destinés à accueillir acteurs publics et privés et à héberger des start-ups et des intrapreneurs au sein d’un incubateur. Une certaine vision politique donc de l’action publique, portée et partagée par l’Exécutif, Valérie Pécresse en tête, mais aussi la Direction générale des Services, les directeurs Généraux Adjoints, la DRH, à la fois leaders et acteurs de ce projet.

2. Anticiper

Informer, écouter, lever les freins et surtout agir en amont sur l’ensemble des leviers à disposition. Au travers par exemple des découvertes de Saint-Ouen organisées en amont de l’emménagement pour permettre aux agents de découvrir leur futur territoire de travail et déconstruire les préjugés. Rien qu’en 2017, 49 activités différents ont ainsi été proposées qui ont concernées 640 participants. La mise en place en parallèle du télétravail a offert une réponse au rallongement des temps de transport.

3. S’inspirer

Là encore, pour accompagner les agents dans le changement, la Région a organisé un cycle de 9 conférences, qui visaient à inspirer les équipes sur la transformation du monde du travail, avec des personnalités fortes comme Isaac Getz sur l’organisation libérée ou encore Louis-Félix Binette sur la collaboration et les nouveaux modes de travail. L’incrédulité et la crainte des débuts ont laissé place à la démonstration et aux exemples vécus à travers des visites de grandes organisations comme la Sécurité Sociale Belge, Société Générale, Danone, Axa.

4. Engager

il s’agit d’impliquer le maximum d’acteurs dans le projet, au-delà des dirigeants et managers, avec la création d’une communauté de référents conduite du changement. Au Conseil régional, cela concerne 75 agents répartis sur les 15 pôles pour animer la démarche en s’appuyant sur l’intelligence collective. En parallèle, plusieurs formations ont été proposées sur les nouvelles pratiques de management, basées sur l’autonomie, la confiance, et moins sur le contrôle.

5. Accompagner

Avant l’emménagement, la Région était organisée en silos en raison de la configuration des espaces et de l’éclatement sur plusieurs bâtiments. Une stratégie de changement a été mise en place pour favoriser l’agilité et impulser une transformation culturelle.
Pendant un an et demi, l’équipe de la Direction de la Transformation a travaillé avec les agents pour les accompagner dans le changement. Un des enjeux majeurs est de savoir ajuster de façon agile à la fois l’espace, l’organisation et les outils au regard des pratiques et des premiers retours des utilisateurs. Ainsi, que faire par exemple avec les agents d’abord réticents au Flex office, qui une fois sur place avec leur bureau attitré, souhaitent finalement rejoindre le mouvement ?

6. Former

On pense bien sûr à la formation aux outils numériques (toutes les salles sont dotées de connexions facilitées), mais aussi aux nouveaux modes d’animation basés sur l’Agile et l’intelligence collective, qui accompagnent l’évolution des modes de collaboration. Des approches innovantes comme le « visual management » essaiment progressivement depuis la Direction de la Transformation, qui se veut un laboratoire d’expérimentations.

Alors, libres et heureux ?

Au final, quel niveau d’adhésion constate-t-on chez les agents ?  Un mois après l’aménagement, 77% se déclarent satisfaits et très satisfaits du nouvel environnement de travail et 81% estiment qu’il favorise la collaboration. Un premier résultat très réconfortant, compte tenu du contexte délicat des débuts.

Pour nous, ce projet constitue en tous cas une formidable illustration de la puissance des espaces de travail pour accélérer la transformation d’une organisation, sous réserve bien sûr que l’on agisse simultanément et de façon systémique sur les dimensions spatiales, organisationnelles, technologiques et humaines.

Bien sûr, au-delà de ces premiers retours, il sera très intéressant de savoir comment la transformation de la Région se poursuit avec les premiers acteurs concernés, les agents.

Une affaire à suivre, donc…

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